Prescription connectée en biologie : pari tenu pour le CH d'Avignon

Dans quel contexte ce projet a t-il vu le jour ?
Hélène Sol : Tout commence en 1999 avec le déploiement d’un Système de Gestion de Laboratoire (SGL), lui-même interfacé avec les automates du LBM et avec le Dossier Patient Informatisé (DPI). Une première étape rapidement suivie par l’automatisation de la chaîne pré-analytique – à savoir l’identification des tubes d’analyses par code-barres afin de permettre leur transfert automatique depuis le trieur vers l’automate. Les tubes étaient toutefois étiquetés 2 fois : la 1^ère lors de la réalisation du prélèvement, et la 2^ème à la réception par le LBM, sur la base d’un codage interne. Ce qui étaient non seulement chronophage, mais également sources d’erreurs, d’autant que les informations qui permettaient de faire le lien entre les 2 étiquettes étaient enregistrées manuellement ou par lecteur optique dans le SGL lors du ré-étiquetage. Le logiciel de prescription connectée, interfacé avec le SGL et accessible via le DPI, a donc permis de relever ce double défi en limitant à l’extrême les interventions humaines jusqu’au rendu des résultats.

Concrètement, comment s’organise désormais le circuit des prescriptions de laboratoire ?
H. S. : L’intégralité de la chaîne est aujourd’hui automatisée : équipés de micro-ordinateurs Wifi sur chariots mobiles, les praticiens effectuent leurs prescriptions directement au lit des malades – le logiciel de prescription connectée étant en effet en accès full Web. Ces données sont ensuite mises à disposition des préleveurs afin de leur permettre, toujours via le logiciel sur chariot mobile infirmier, d’acquitter les prescriptions, d’éditer les plans de prélèvements et d’imprimer les étiquettes code-barres grâce à une imprimante suspendue sur le chariot, afin d’identifier de manière unique et univoque des tubes. La sécurité de l’acte est ici renforcée puisque le préleveur n’a qu’à suivre les indications imprimées sur l’étiquette (analyse, couleur du tube, nombre de tubes par examen, etc.), tandis que ses actions sont horodatées conformément aux exigences de la norme ISO 15189 relative à l’accréditation des laboratoires. L’organisation du temps soignant gagne pour sa part en efficience, pendant que la qualité des soins s’en trouve considérablement améliorée – seule la quantité de sang nécessaire à l’examen est en effet désormais prélevée, ce qui permet par ailleurs de réaliser des économies en termes de tubes et de réactifs, mais également d’étiquettes, d’encre, etc. À titre d’exemple, le logiciel a été autofinancé en un an et demi grâce aux seules économies qu’il a permis de générer ! Pour en finir sur le circuit des prélèvements : une fois ceux-ci effectués, les tubes sont transmis par pneumatique pour la plupart ou par coursier au LBM, acquittés sur le SGL par lecture du code-barres, et déposés sur le trieur de tubes qui réalise ensuite l’analyse totalement en automatique : envoi robotisé de chaque tube sur le bon automate, réalisation de l’analyse, validation automatique des résultats – à l’exception de ceux nécessitant une validation biologique – et transmission des résultats au serveur de résultats du laboratoire. Lequel, appelé via le DPI, peut à tout moment être consulté par les médecins. L’ensemble est simple, efficace, et particulièrement ergonomique !

Qu’en est-il de la conduite projet ? Comment celle-ci s’est-elle organisée ?
Sabine Pogenberg : Une équipe multidisciplinaire a été créée afin de fédérer les différentes compétences métiers. Aussi, outre moi-même, le cadre de santé référent métier au sein de la DSI, Antonia Bonvalot, a été affectée au projet (qu’elle accompagne parmi d’autres), tandis que 2 biologistes se sont impliquées au plus près des prescripteurs afin de recenser avec précision les différents panels d’analyses et de protocoliser les modalités de réalisation de chaque acte. L’ensemble de ces actions permet désormais d’économiser annuellement entre 11 et 15% en nombre de B.

Ce projet de prescription connectée a, depuis, été remarqué par l’ANAP, qui l’a évalué dans le cadre de son projet OISIS (« Optimiser les Investissements en Informatique de Santé »).
H. S. : Le volet « pilotage des projets par la valeur »¹ s’est en effet penché, en 2011, sur le projet CyberLab. Ses impacts tant stratégiques (rationalisation des prescriptions de laboratoire, optimisation des prélèvements, simplification du tri au LBM, mise en œuvre d’une démarche qualité dans le cadre de l’accréditation COFRAC, meilleure gestion des risques biologiques) que fonctionnels (définition de panels d’analyses, renforcement de la mobilité en termes de prescription et de validation des prélèvements, optimisation des activités biologiques à forte valeur ajoutée, mise en œuvre d’un accueil pré-analytique commun et d’une plateforme analytique multidisciplinaire, etc.) ont à ce titre été évalués. Et les résultats sont globalement positifs, que ce soit en termes de taux de satisfaction des utilisateurs que de gain de temps. La prochaine étape ? Nous préparons actuellement l’accréditation COFRAC du LBM selon la norme ISO 15189, et interfaçons désormais le logiciel de gestion de la qualité avec le module de gestion des stocks. Nous avons également initié une réflexion autour de l’horodatage des tubes à leur départ des unités de soins – seule l’heure de réception au LBM étant aujourd’hui tracée. Et sommes enfin en train de faire évoluer notre logiciel de prescription connectée afin de permettre aux prescripteurs de modifier les analyses jusqu’à l’acquittement du tube dans le laboratoire.

(1) http://www.anap.fr/detail-dune-publication-ou-dun-outil/recherche/piloter-les-projets-de-systeme-dinformation-si-par-la-valeur