Archivage numérique : avec Hydmedia, les CH de Saint-Lô et Coutances tendent vers le zéro papier

Connu pour être le premier hôpital monobloc d’Europe et pour la fresque de Fernand Léger qui l’habille, le Centre Hospitalier Mémorial France États-Unis de Saint-Lô se distingue également par une recherche constante d’innovation. Une approche se matérialisant, dès le début de son informatisation en 2011, par l’élaboration d’un système d’information unique, global et partagé avec l’hôpital de Coutances, et la volonté de tendre vers le zéro papier grâce à la numérisation de leurs archives.

« Dès le départ, nous avons souhaité mener les deux projets de front car nous étions convaincus qu’il était dangereux de laisser survivre le dossier papier aux côtés du dossier informatique, deux supports vivants finissant tôt ou tard par diverger », et par augmenter les risques d’erreurs, explique ainsi le Dr Pierre Balouet, gynécologue-obstétricien au CH de Saint-Lô et référent sur le projet de déploiement du DPI et de dématérialisation des archives.

La numérisation des archives devient dès lors le fil rouge du projet DPI, avec l’objectif d’assurer une prise en charge fluide du patient en garantissant aux soignants la mise à disposition rapide d’une information unique, détaillée, facilement et toujours accessible.

Une fois la solution HYDMedia retenue, un groupe de travail pluridisciplinaire a ainsi la charge de définir deux processus : celui d’une numérisation massive pour les archives préexistantes et en parallèle, un usage au fil de l’eau permettant aux secrétariats médicaux d’alimenter le dossier patient informatisé en temps réel.

« La réussite du projet s’explique en grande partie par ce travail effectué dès le départ avec l’ensemble des acteurs concernés : communauté médicale, archivistes, département de l’information médicale et de l’informatique » permettant au bout d’un an, et après quelques ajustements, de disposer d’un processus optimisé et validé par tous, précise aujourd’hui Francis Breuille, le DSI du GHT Centre Manche, dont font désormais partie les deux hôpitaux.

« 90% des médecins nous disent désormais gagner du temps en accédant facilement à l’information, et force est de constater qu’à ce jour nous n’avons eu aucun retour négatif sur la qualité de la numérisation et de l’archivage des dossiers papiers dans HYDMedia », poursuit-il.
 

Après 10 ans d’utilisation, le retour sur investissement n’est plus à démontrer. Outre la rationalisation du système d’impression, les porteurs de projets constatent « des gains de productivité et d’efficience aussi bien au niveau des archives que des secrétariats médicaux, concourants à une meilleure gestion des deux hôpitaux », précise Francis Breuille. Au-delà, en contenant la copie intégrale des documents portés au DPI, HYDMedia garantit l’accès au dossier patient informatisé même en cas de mode dégradé de ce dernier.

La circulation du papier au sein des établissements de Saint-Lô et Coutances a quant à elle quasiment disparu. « Plus aucun nouveau document papier ne va au-delà des secrétariats médicaux. Nous avons détruit plus de 30 tonnes d’archives inutiles au moment du démarrage du projet et par le biais de la numérisation au fil de l’eau, ce sont encore des mètres et des mètres linéaires de papier qui n’entrent plus aux archives ». Soit autant de gains en termes de stockage.

Le projet ne compte pourtant pas s’arrêter là, puisque les deux hôpitaux se sont désormais rapprochés des archives départementales pour obtenir une certification d’archivage à valeur probante, avec un objectif : pouvoir enfin détruire l’ensemble des archives physiques aujourd’hui « fossilisées » dans leurs sous-sols.

Article publié dans l'édition de mai 2022 d'Hospitalia à lire ici.

HYDMedia, la santé dans les gênes

Entretien avec Ghislain Boisseau, directeur Global Business et Solution Management HYDMedia au sein de Dedalus.

Dedalus développe, fournit et met en place HYDMedia, une solution logicielle ECM d’archivage à vocation probatoire, totalement adaptée aux besoins des établissements hospitaliers. Pouvez-vous nous en dire plus ?
Ghislain Boisseau : Dès sa création en 1994, HYDMedia s’est focalisée sur le monde de la santé avec toutes les spécificités que cela implique en termes d’intégration technique mais également de processus cliniques pour mettre à disposition la bonne information, le bon document, au bon moment dans la prise en charge des patients. Aujourd’hui, nous en sommes à la 6^ème génération, nous avons plus de 560 clients dans le monde, mais nous avons pu constater que ces derniers avaient besoin de services complémentaires pour aller au bout de leurs projets d’archivage. Dedalus a donc fait le choix de se rapprocher de partenaires de confiance pour apporter des solutions clé en main répondant aux principales demandes des établissements hospitaliers, à savoir une aide à la définition des processus de numérisation, la fourniture de scanners, du conseil pour l’organisation de leurs politiques globales d’archivage – au-delà de la simple numérisation des documents –, mais aussi des offres d’externalisation de l’archivage physique.

Qu’en est-il de vos axes de développement futurs ?
Nous en poursuivons actuellement plusieurs. Outre un développement géographique vers de nouveaux pays, nous continuons d’étendre le périmètre d’intégration d’HYDMedia dans différents DPI. Nous travaillons également sur la gestion des workflows afin d’optimiser et de sécuriser les processus métier liés aux typologies de documents numérisés. Un autre de nos axes de développement concerne la VNA, l’idée étant, en combinant HYDMedia à des solutions de VNA, de proposer à nos utilisateurs une véritable archive globale du dossier patient mêlant partie documentaire et imagerie. Enfin, nous nous penchons sur le renforcement du positionnement d’HYDMedia en tant que plateforme de centralisation documentaire, mais aussi de partage des documents pour répondre aux besoins des GHT et groupes d’hôpitaux qu’ils soient publics ou privés.