Le GHT Bourgogne Méridionale en route vers un DPI commun

Opérant au sud de la Saône-et-Loire, dans la région Bourgogne-Franche-Comté, le Groupement hospitalier de territoire (GHT) Bourgogne Méridionale est composé de cinq établissements : le CH Mâcon, qui en est l’établissement support, le CH de Bourbon-Lancy, le CH Pays Charolais-Brionnais, le CH Clunisois et le CH de Tournus. Depuis 2021, ses membres ont lancé un projet de mutualisation du dossier patient informatisé (DPI), qui entend remplacer progressivement les diverses solutions déployées sur sites par un DPI unique.

« Trois des établissements du GHT avaient des DPI obsolètes. Pour mieux prendre en charge les patients et faciliter les échanges entre nos établissements, il a donc été décidé d’opter pour un même outil, graduellement généralisé à l’ensemble du groupement », se souvient Jean-Christophe Tamboloni, Directeur du système d’information (DSI) pour le GHT Bourgogne Méridionale. Ce chantier complexe a nécessité un important travail préparatoire : il a d’abord fallu disposer d’un projet médical partagé et d’un schéma directeur à l’échelle du GHT, puis élaborer un cahier des charges propre au projet de DPI commun, et enfin recruter une coordinatrice de projet, avant le lancement du volet technique en 2021. En juin 2022, le nouveau DPI est mis en production au Centre hospitalier de Tournus, puis élargi au CH de Bourbon Lancy en novembre 2022, et à celui de Cluny en mars 2023. 

Le déploiement au sein du CH de Mâcon, l’établissement support totalisant plus de 1 000 lits et places, demandera pour sa part près d’un an et demi de travaux. La mise en production est programmée pour le mois d’octobre 2024, d’abord dans le service des urgences, avant d’être progressivement étendue à l’ensemble de ses unités de soins. Restera un dernier établissement, le CH Pays Charolais-Brionnais, situé à Paray-le-Monial, où le chantier sera « plus rapide » ; les travaux sont ici prévus dans le courant de l’année 2025. « Nous devrions avoir finalisé la bascule dans tous les établissements du GHT d’ici à 2026 », estime Jean-Christophe Tamboloni.  

Un peu plus de cinq ans auront alors été nécessaires pour déployer ce premier outil de convergence, qui vient matérialiser la volonté du GHT d’améliorer la prise en charge de ses patients, notamment dans le cas d’une réorientation vers l’établissement support. Le DPI unique, qui pourra être utilisé et alimenté par tous, devrait en effet offrir une meilleure continuité des prescriptions, des plans de soins, des observations médicales et des antériorités connues des patients. 

La mise en place du projet s’est articulée autour de plusieurs phases, dont certaines ont été évoquées plus haut. Mais ce ne sont pas les seules. Par exemple, le GHT a aussi travaillé à la mise en commun des identités, et a organisé des ateliers dits « de convergence ». « Réunissant tous types de profils par corps de métier, ceux-ci ont été essentiels pour calibrer au mieux le nouveau DPI et l’adapter aux attentes des utilisateurs », confie le DSI.  Cette phase d’étude, qui a duré un an, a notamment consisté à analyser les process existants et les écarts entre établissements, afin que l’équipe de la DSI puisse mieux cerner les exigences sur les différents volets du DPI, depuis la production des soins jusqu’aux modalités de prescription, en passant par le suivi de la nutrition et les modules adaptés aux EHPAD.

Bien que l’initiative du GHT Bourgogne Méridionale ait été initiée depuis déjà plusieurs années, elle n’en reste pas moins novatrice à l’échelle de la France. Il est d’ailleurs, aujourd’hui, le GHT ayant le plus avancé sur un projet de DPI convergent. « Le CH de Mâcon a été le tout premier établissement français à s’équiper d’un DPI, en 1992. Il n’est donc pas surprenant que l’on soit aussi les premiers à converger », sourit Jean-Christophe Tamboloni. « La culture informatique est une réalité au sein de nos équipes. Nous avons donc pu compter sur l’appui de tous pour la mise en place du projet : les membres de la DSI et la direction générale, bien sûr, mais aussi le service de communication et les différents services médicaux », poursuit-il en saluant « l’implication de la communauté médico-soignante qui a pris le temps de participer aux ateliers de convergence ».

Sans surprise, la mobilisation était aussi générale au sein de la DSI territoriale, composée de 26 professionnels, dont 14 positionnés au CH de Mâcon. Tous ont dû s’adapter à l’ampleur de ce premier chantier de convergence, épaulés par la coordinatrice recrutée en 2021 pour participer à l’ensemble des projets informatiques du GHT. Exclusivement centrée sur le volet fonctionnel, cette chargée de projet s’est notamment attelée à l’organisation et à la synthèse des ateliers de convergence. Et, bien qu’elle soit rattachée à l’équipe de la DSI, elle participe également à la communication autour du DPI convergent.

« Le succès d’un tel projet est fonction du niveau d’engagement de ses acteurs. Il est donc nécessaire de l’adosser à des actions régulières de communication interne, afin que tous s’approprient, en amont, les plannings, les avancées et les changements à venir », indique Jean-Christophe Tamboloni. Pour mener cette démarche à bien, le GHT a souhaité lui donner une dimension ludique, créant une mascotte qui a été déclinée sous plusieurs formes et dans tous les métiers. L’objectif étant que les équipes hospitalières puissent facilement repérer les opérations de communication en lien avec les changements de DPI. « Pour l’équipe de la DSI comme pour les équipes soignantes, cette mascotte a eu un effet fédérateur. Elle a favorisé l’implication collective et contribué à la bonne réalisation des premières phases du projet », poursuit le responsable. 

Cela dit, la convergence du DPI n’est pas le seul objectif du GHT, qui conçoit plutôt ce projet comme la « première pierre » pour la mise en œuvre d’un SI convergent à l’échelle du groupement. Si plusieurs années sont encore nécessaires pour mener à terme ce chantier majeur, la trajectoire de convergence est déjà lancée, avec par exemple la création d’une DSI de GHT, la mise en place d’un PMSI commun, la mutualisation de l’outil de gestion des stocks des Pharmacies à usage intérieur (PUI) ou encore la création en cours d’un annuaire Active Directory unique. L’homogénéisation des infrastructures a également été réalisée dans tous les établissements, à l’exception du CH de Mâcon, afin de faciliter les interventions des équipes techniques. « Bien qu’elle favorise la mutualisation des compétences en simplifiant le volet technique, cette convergence entend surtout être source de valeur sur le plan humain, pour améliorer les échanges entre les professionnels de santé de nos différents établissements et surtout fiabiliser le suivi des patients à toutes les étapes de leur prise en charge », conclut le DSI. 

> Article paru dans Hospitalia #64, édition de février 2024, à lire ici