© CHU Amiens-Picardie
Dans quel contexte ce projet a-t-il vu le jour ?
Julien Lebrun : Tout a commencé en 2020, lorsque le CHU Amiens-Picardie a souhaité revoir ses processus logistiques pour adresser trois objectifs stratégiques. D’abord et surtout, rendre du temps aux soignants, eu égard aux tensions sur les effectifs et à la nécessité de préserver ces ressources précieuses, pour les recentrer sur le soin aux patients. Il est notoirement plus aisé de recruter et de former des logisticiens, que des infirmiers et des aides-soignants… Ensuite, optimiser la gestion des stocks hospitaliers qui, comme vous le savez, ont un poids non négligeable sur le budget de fonctionnement d’un établissement de santé. Et enfin, restreindre l’espace occupé par les réserves, pour pouvoir réaffecter les locaux ainsi libérés aux activités de soins. C’est ainsi que nous en sommes venus à créer une fonction de logisticien d’étage, progressivement généralisée à nos 80 services de soins.
En quoi consiste-t-elle, plus concrètement ?
Les 37 logisticiens d’étage s’occupent de l’approvisionnement de la trentaine de réserves communes, c’est-à-dire mutualisées entre plusieurs unités fonctionnelles, et à partir desquelles les soignants viennent s’approvisionner. Leur mission consiste donc à faire circuler des rolls d’un point A – les services fournisseurs –, vers un point B – les étages –, en s’assurant que le bon roll soit livré au bon endroit, pour éviter les ruptures préjudiciables à l’organisation des soins. Nous nous appuyons ici sur deux circuits complémentaires : le transport manuel opéré par des caristes, et le transport automatisé par le biais d’AGV, des véhicules autonomes filoguidés. Ceux-ci, qui sont pilotés par 9 agents, circulent du lundi au vendredi de 6h à 21h, et gèrent la grande majorité des transports. Seul l’ancien bâtiment du Site Sud, nommé Hall 3 - Fontenoy et récemment réhabilité, bénéficie aujourd’hui d’une logistique d’étage exclusivement manuelle. Notre système AGV devant être renouvelé à la mi-2025, il nous a en effet semblé opportun d’attendre cette échéance pour y installer une solution de transport lourd automatisé.
Quels sont les produits aujourd’hui concernés par la logistique d’étage ?
Il s’agit pour l’essentiel des produits hôteliers, soit 600 références allant des compotes et biscottes aux produits de nettoyage, en passant par les dispositifs médicaux, et du linge traité par la blanchisserie du CHU. Les logisticiens d’étage gèrent également le transport des chariots-repas, ainsi que le circuit des déchets. Depuis peu, ils sont aussi chargés de l’approvisionnement en dispositifs médicaux stériles pour le service de Réanimation Cardio-Thoracique-Vasculaire et Respiratoire (CTVR), dans le cadre d’un pilote mis en œuvre au printemps 2022.
Pourriez-vous nous en parler ?
Dans toutes les unités de soins du CHU, le circuit logistique des produits de santé est du ressort de la Pharmacie à usage interne (PUI) : les préparateurs approvisionnent les réserves locales de chaque service, qui sont gérées par les soignants eux-mêmes. Nous avons souhaité tester une autre organisation en Réanimation-CTVR, afin de libérer, une fois de plus, les professionnels de santé de la gestion chronophage des stocks de dispositifs médicaux stériles (DMS) et leur permettre de se concentrer sur des tâches à meilleure valeur ajoutée pour les patients. Ce projet, qui a associé la direction des services logistiques, la direction des soins et la pharmacie centrale, a mené au recrutement d’un agent qui officiait déjà à la PUI. Nous avons préféré cette option à celle d’un recrutement externe, car nous pouvions ainsi nous appuyer sur un professionnel qui maîtrisait déjà les complexités inhérentes au circuit des DMS. La logistique d’étage sur ce champ spécifique est opérationnelle depuis le mois de juin 2022 et, face à son bilan positif, elle devrait être progressivement généralisée aux autres services de réanimation du CHU Amiens-Picardie – le calendrier n’étant toutefois pas encore arrêté. Et, pourquoi pas, être à terme étendue aux autres produits pharmaceutiques.
Julien Lebrun : Tout a commencé en 2020, lorsque le CHU Amiens-Picardie a souhaité revoir ses processus logistiques pour adresser trois objectifs stratégiques. D’abord et surtout, rendre du temps aux soignants, eu égard aux tensions sur les effectifs et à la nécessité de préserver ces ressources précieuses, pour les recentrer sur le soin aux patients. Il est notoirement plus aisé de recruter et de former des logisticiens, que des infirmiers et des aides-soignants… Ensuite, optimiser la gestion des stocks hospitaliers qui, comme vous le savez, ont un poids non négligeable sur le budget de fonctionnement d’un établissement de santé. Et enfin, restreindre l’espace occupé par les réserves, pour pouvoir réaffecter les locaux ainsi libérés aux activités de soins. C’est ainsi que nous en sommes venus à créer une fonction de logisticien d’étage, progressivement généralisée à nos 80 services de soins.
En quoi consiste-t-elle, plus concrètement ?
Les 37 logisticiens d’étage s’occupent de l’approvisionnement de la trentaine de réserves communes, c’est-à-dire mutualisées entre plusieurs unités fonctionnelles, et à partir desquelles les soignants viennent s’approvisionner. Leur mission consiste donc à faire circuler des rolls d’un point A – les services fournisseurs –, vers un point B – les étages –, en s’assurant que le bon roll soit livré au bon endroit, pour éviter les ruptures préjudiciables à l’organisation des soins. Nous nous appuyons ici sur deux circuits complémentaires : le transport manuel opéré par des caristes, et le transport automatisé par le biais d’AGV, des véhicules autonomes filoguidés. Ceux-ci, qui sont pilotés par 9 agents, circulent du lundi au vendredi de 6h à 21h, et gèrent la grande majorité des transports. Seul l’ancien bâtiment du Site Sud, nommé Hall 3 - Fontenoy et récemment réhabilité, bénéficie aujourd’hui d’une logistique d’étage exclusivement manuelle. Notre système AGV devant être renouvelé à la mi-2025, il nous a en effet semblé opportun d’attendre cette échéance pour y installer une solution de transport lourd automatisé.
Quels sont les produits aujourd’hui concernés par la logistique d’étage ?
Il s’agit pour l’essentiel des produits hôteliers, soit 600 références allant des compotes et biscottes aux produits de nettoyage, en passant par les dispositifs médicaux, et du linge traité par la blanchisserie du CHU. Les logisticiens d’étage gèrent également le transport des chariots-repas, ainsi que le circuit des déchets. Depuis peu, ils sont aussi chargés de l’approvisionnement en dispositifs médicaux stériles pour le service de Réanimation Cardio-Thoracique-Vasculaire et Respiratoire (CTVR), dans le cadre d’un pilote mis en œuvre au printemps 2022.
Pourriez-vous nous en parler ?
Dans toutes les unités de soins du CHU, le circuit logistique des produits de santé est du ressort de la Pharmacie à usage interne (PUI) : les préparateurs approvisionnent les réserves locales de chaque service, qui sont gérées par les soignants eux-mêmes. Nous avons souhaité tester une autre organisation en Réanimation-CTVR, afin de libérer, une fois de plus, les professionnels de santé de la gestion chronophage des stocks de dispositifs médicaux stériles (DMS) et leur permettre de se concentrer sur des tâches à meilleure valeur ajoutée pour les patients. Ce projet, qui a associé la direction des services logistiques, la direction des soins et la pharmacie centrale, a mené au recrutement d’un agent qui officiait déjà à la PUI. Nous avons préféré cette option à celle d’un recrutement externe, car nous pouvions ainsi nous appuyer sur un professionnel qui maîtrisait déjà les complexités inhérentes au circuit des DMS. La logistique d’étage sur ce champ spécifique est opérationnelle depuis le mois de juin 2022 et, face à son bilan positif, elle devrait être progressivement généralisée aux autres services de réanimation du CHU Amiens-Picardie – le calendrier n’étant toutefois pas encore arrêté. Et, pourquoi pas, être à terme étendue aux autres produits pharmaceutiques.
© CHU Amiens-Picardie
Justement, pourriez-vous détailler les gains offerts par cette organisation ?
Si l’on en revient à nos objectifs initiaux, la mise en œuvre de la logistique d’étage en Réanimation-CTVR s’est effectivement traduite par une diminution sensible du temps consacré par les IDE à la gestion des stocks de DMS : les 20h ainsi gagnées leur permettent de se recentrer sur leur cœur de métier, ce qui est non seulement bénéfique en termes de qualité de vie au travail, mais a également des effets positifs sur la qualité des prises en charge. En ce qui concerne l’optimisation de la gestion des stocks, les gains en termes de passation de commandes se chiffrent à 12 000 euros mensuels, ce qui est loin d’être négligeable et peut être mis en regard avec la réflexion globale menée sur l’organisation des réserves et des dotations. Sur le volet immobilier, le passage de cinq réserves à trois aujourd’hui est équivalent à un gain de superficie à hauteur de 40 %.
Vous avez évoqué le recrutement d’un logisticien d’étage directement au sein de la PUI. Comment avez-vous procédé pour les autres agents mobilisés sur cette fonction pour les produits hors DMS ?
Nous nous sommes ici pour l’essentiel appuyés sur nos ressources internes, complétées par le recrutement externe de 8,5 équivalents temps plein (ETP). Ces agents ont, naturellement, tous bénéficié d’une formation spécifique. Ils sont aujourd’hui encadrés par trois chefs d’équipes, chargés de la passation hebdomadaire des commandes pour assurer le réassort des réserves communes, en fonction des dotations définies au préalable.
Comment cette organisation nouvelle a-t-elle été accueillie par les soignants ?
Je me baserai ici plus particulièrement sur le projet mené en janvier 2023 dans le bâtiment Fontenoy pour la logistique d’étage hors DMS, car j’y ai directement participé – je suis en effet arrivé au CHU Amiens-Picardie à la mi-2022. Il s’agissait d’un réel changement de pratiques pour les soignants, qui opéraient jusque-là à l’hôpital Nord où ils géraient eux-mêmes les différents stocks. Nous avons donc étroitement travaillé avec les cadres de santé pour assurer l’acceptation du concept de réserves communes réapprovisionnées par les logisticiens d’étage. Il y avait naturellement des inquiétudes quant à une relative perte de maîtrise sur la gestion de leurs stocks et, pour les adresser, il nous a fallu établir une relation de confiance. Avant même que le déménagement ne soit effectif, nous sommes allés à la rencontre des soignants concernés pour répondre à leurs questions et les rassurer sur la fiabilité de cette prestation. Nous leur avons également fait visiter les réserves communes existantes, et les avons associés à la réflexion pour établir le catalogue des produits nécessaires à leur activité. Cet accompagnement a porté ses fruits, et la nouvelle organisation est désormais bien acceptée, d’autant que les soignants ont, depuis, pris conscience que l’appui apporté par les logisticiens d’étage leur permet de consacrer plus de temps à leurs patients. C’est un projet dont les équipes soignantes et les usagers sont, in fine, les premiers bénéficiaires.
Le CHU Amiens-Picardie fait aujourd’hui partie des établissements précurseurs pour la logistique d’étage…
Effectivement, notre démarche est perçue comme exemplaire, non seulement à l’échelle du GHT Somme Littoral Sud – dont nous sommes l’établissement support –, mais aussi auprès d’autres établissements de santé, de plus en plus nombreux à nous solliciter. Notre approche de la logistique d’étage a également bénéficié d’un coup de projecteur lors du dernier congrès de l’ARTLH, l’Association nationale des responsables des transports et de la logistique à l’hôpital, qui s’était tenu en juin 2023 à Annecy. Ce fut d’ailleurs l’occasion d’échanger avec nos homologues sur son périmètre, ses bonnes pratiques et ses outils, pour nourrir la réflexion collective. Nous sommes en outre suivis de près par l’ANAP qui, en décembre 2023, a cité l’expérience de notre CHU dans son guide pratique de la logistique d’étage, et avons récemment accueilli le RESAH pour échanger sur les besoins techniques et logiciels de cette nouvelle fonction.
Quelle serait la prochaine étape, pour la Direction des services logistiques du CHU Amiens-Picardie ?
Au-delà des perspectives déjà évoquées – généralisation de la logistique d’étage pour les DMS en réanimation, renouvellement de la flotte d’AGV –, notre Direction est aujourd’hui engagée dans un projet ambitieux de labellisation THQSE, Très haute qualité sociale et environnementale, probablement pour la fin de l’année 2024. Nous visons le niveau Or et serons alors, si tout se passe comme prévu, le tout premier service logistique hospitalier à en bénéficier en France. Nous travaillons pour cela sur plusieurs champs, concernant les cinq secteurs couverts par la Direction des services logistiques : la logistique d’étage, les équipements et la salubrité ; les archives ; la distribution logistique à partir des quais de réception des magasins et de la lingerie ; la centrale de nettoyage, qui couvre 150 000 m2 et mobilise deux prestataires externes ; et enfin le transport, soit aussi bien les 90 véhicules du CHU que le courrier au départ de notre établissement. Nous avons déjà plusieurs pistes que nous mettons en œuvre avec le soutien de la direction générale, et avons à ce jour mené deux audits blancs, l’un en juillet 2023 et l’autre en janvier 2024 pour évaluer nos avancées. En tout état de cause, toutes nos équipes sont fortement mobilisées pour donner corps à ce projet qui, nous l’espérons, permettra d’initier une dynamique vertueuse auprès de nos confrères dans d’autres établissements.
> Article paru dans Hospitalia #64, édition de février 2024, à lire ici
Si l’on en revient à nos objectifs initiaux, la mise en œuvre de la logistique d’étage en Réanimation-CTVR s’est effectivement traduite par une diminution sensible du temps consacré par les IDE à la gestion des stocks de DMS : les 20h ainsi gagnées leur permettent de se recentrer sur leur cœur de métier, ce qui est non seulement bénéfique en termes de qualité de vie au travail, mais a également des effets positifs sur la qualité des prises en charge. En ce qui concerne l’optimisation de la gestion des stocks, les gains en termes de passation de commandes se chiffrent à 12 000 euros mensuels, ce qui est loin d’être négligeable et peut être mis en regard avec la réflexion globale menée sur l’organisation des réserves et des dotations. Sur le volet immobilier, le passage de cinq réserves à trois aujourd’hui est équivalent à un gain de superficie à hauteur de 40 %.
Vous avez évoqué le recrutement d’un logisticien d’étage directement au sein de la PUI. Comment avez-vous procédé pour les autres agents mobilisés sur cette fonction pour les produits hors DMS ?
Nous nous sommes ici pour l’essentiel appuyés sur nos ressources internes, complétées par le recrutement externe de 8,5 équivalents temps plein (ETP). Ces agents ont, naturellement, tous bénéficié d’une formation spécifique. Ils sont aujourd’hui encadrés par trois chefs d’équipes, chargés de la passation hebdomadaire des commandes pour assurer le réassort des réserves communes, en fonction des dotations définies au préalable.
Comment cette organisation nouvelle a-t-elle été accueillie par les soignants ?
Je me baserai ici plus particulièrement sur le projet mené en janvier 2023 dans le bâtiment Fontenoy pour la logistique d’étage hors DMS, car j’y ai directement participé – je suis en effet arrivé au CHU Amiens-Picardie à la mi-2022. Il s’agissait d’un réel changement de pratiques pour les soignants, qui opéraient jusque-là à l’hôpital Nord où ils géraient eux-mêmes les différents stocks. Nous avons donc étroitement travaillé avec les cadres de santé pour assurer l’acceptation du concept de réserves communes réapprovisionnées par les logisticiens d’étage. Il y avait naturellement des inquiétudes quant à une relative perte de maîtrise sur la gestion de leurs stocks et, pour les adresser, il nous a fallu établir une relation de confiance. Avant même que le déménagement ne soit effectif, nous sommes allés à la rencontre des soignants concernés pour répondre à leurs questions et les rassurer sur la fiabilité de cette prestation. Nous leur avons également fait visiter les réserves communes existantes, et les avons associés à la réflexion pour établir le catalogue des produits nécessaires à leur activité. Cet accompagnement a porté ses fruits, et la nouvelle organisation est désormais bien acceptée, d’autant que les soignants ont, depuis, pris conscience que l’appui apporté par les logisticiens d’étage leur permet de consacrer plus de temps à leurs patients. C’est un projet dont les équipes soignantes et les usagers sont, in fine, les premiers bénéficiaires.
Le CHU Amiens-Picardie fait aujourd’hui partie des établissements précurseurs pour la logistique d’étage…
Effectivement, notre démarche est perçue comme exemplaire, non seulement à l’échelle du GHT Somme Littoral Sud – dont nous sommes l’établissement support –, mais aussi auprès d’autres établissements de santé, de plus en plus nombreux à nous solliciter. Notre approche de la logistique d’étage a également bénéficié d’un coup de projecteur lors du dernier congrès de l’ARTLH, l’Association nationale des responsables des transports et de la logistique à l’hôpital, qui s’était tenu en juin 2023 à Annecy. Ce fut d’ailleurs l’occasion d’échanger avec nos homologues sur son périmètre, ses bonnes pratiques et ses outils, pour nourrir la réflexion collective. Nous sommes en outre suivis de près par l’ANAP qui, en décembre 2023, a cité l’expérience de notre CHU dans son guide pratique de la logistique d’étage, et avons récemment accueilli le RESAH pour échanger sur les besoins techniques et logiciels de cette nouvelle fonction.
Quelle serait la prochaine étape, pour la Direction des services logistiques du CHU Amiens-Picardie ?
Au-delà des perspectives déjà évoquées – généralisation de la logistique d’étage pour les DMS en réanimation, renouvellement de la flotte d’AGV –, notre Direction est aujourd’hui engagée dans un projet ambitieux de labellisation THQSE, Très haute qualité sociale et environnementale, probablement pour la fin de l’année 2024. Nous visons le niveau Or et serons alors, si tout se passe comme prévu, le tout premier service logistique hospitalier à en bénéficier en France. Nous travaillons pour cela sur plusieurs champs, concernant les cinq secteurs couverts par la Direction des services logistiques : la logistique d’étage, les équipements et la salubrité ; les archives ; la distribution logistique à partir des quais de réception des magasins et de la lingerie ; la centrale de nettoyage, qui couvre 150 000 m2 et mobilise deux prestataires externes ; et enfin le transport, soit aussi bien les 90 véhicules du CHU que le courrier au départ de notre établissement. Nous avons déjà plusieurs pistes que nous mettons en œuvre avec le soutien de la direction générale, et avons à ce jour mené deux audits blancs, l’un en juillet 2023 et l’autre en janvier 2024 pour évaluer nos avancées. En tout état de cause, toutes nos équipes sont fortement mobilisées pour donner corps à ce projet qui, nous l’espérons, permettra d’initier une dynamique vertueuse auprès de nos confrères dans d’autres établissements.
> Article paru dans Hospitalia #64, édition de février 2024, à lire ici
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