Pauline Malafosse, Responsable QVCT et cheffe de projet Ressources Humaines Viv’Agile. ©DR
Pourriez-vous, pour commencer, nous présenter le programme Viv’Agile ?
Pauline Malafosse : Ce programme de mobilité entend faciliter le quotidien des soignants par l’intégration de solutions innovantes, et fait à cet égard écho à l’engagement actif du Groupe Vivalto Santé en faveur de la qualité de vie au travail de ses salariés. Nous avons plus particulièrement identifié ici trois enjeux prioritaires : réduction de la charge mentale, amélioration des conditions de travail, communication interprofessionnelle renforcée, et nous avons cherché à les adresser à travers des projets transformants. Très vigilants à ce que la mise en œuvre des innovations proposées ne se fasse toutefois pas au détriment du confort et du bien-être de nos collaborateurs, nous avons néanmoins commencé par formaliser une démarche projet basée sur une méthodologie éprouvée.
Pourriez-vous nous en parler ?
Chaque établissement s’engageant dans le projet Viv’Agile peut ainsi s’appuyer sur une boîte à outils pour animer la gouvernance du projet en interne, en matière de cadencement, d’association des utilisateurs finaux, de communication auprès de ses équipes, etc. Il peut également compter sur l’accompagnement d’une équipe support au niveau du Groupe, chargée de coordonner les différentes initiatives et d’offrir son expertise en termes de conduite du changement, mais aussi sur le soutien de la Direction de la Transformation et de l’Innovation. Par ailleurs, pour inciter les chefs de projets au sein des établissements engagés ou en cours d’engagement dans un chantier transformant à se constituer en communauté, nous avons mis à leur disposition la plateforme d’innovation collaborative « Innovalto ». Ils peuvent ainsi partager leurs bonnes pratiques, accéder aisément aux outils permettant de structurer leur démarche, et se référer si nécessaire à une « Ambassadrice » d’une vague précédente Viv’Agile, à même de leur proposer un accompagnement opérationnel. Cela dit, Innovalto vise également d’autres objectifs : elle permet à chaque collaborateur du Groupe Vivalto d’accéder à une veille de l’innovation en santé, d’être force de proposition et de s’associer à des projets innovants.
Pauline Malafosse : Ce programme de mobilité entend faciliter le quotidien des soignants par l’intégration de solutions innovantes, et fait à cet égard écho à l’engagement actif du Groupe Vivalto Santé en faveur de la qualité de vie au travail de ses salariés. Nous avons plus particulièrement identifié ici trois enjeux prioritaires : réduction de la charge mentale, amélioration des conditions de travail, communication interprofessionnelle renforcée, et nous avons cherché à les adresser à travers des projets transformants. Très vigilants à ce que la mise en œuvre des innovations proposées ne se fasse toutefois pas au détriment du confort et du bien-être de nos collaborateurs, nous avons néanmoins commencé par formaliser une démarche projet basée sur une méthodologie éprouvée.
Pourriez-vous nous en parler ?
Chaque établissement s’engageant dans le projet Viv’Agile peut ainsi s’appuyer sur une boîte à outils pour animer la gouvernance du projet en interne, en matière de cadencement, d’association des utilisateurs finaux, de communication auprès de ses équipes, etc. Il peut également compter sur l’accompagnement d’une équipe support au niveau du Groupe, chargée de coordonner les différentes initiatives et d’offrir son expertise en termes de conduite du changement, mais aussi sur le soutien de la Direction de la Transformation et de l’Innovation. Par ailleurs, pour inciter les chefs de projets au sein des établissements engagés ou en cours d’engagement dans un chantier transformant à se constituer en communauté, nous avons mis à leur disposition la plateforme d’innovation collaborative « Innovalto ». Ils peuvent ainsi partager leurs bonnes pratiques, accéder aisément aux outils permettant de structurer leur démarche, et se référer si nécessaire à une « Ambassadrice » d’une vague précédente Viv’Agile, à même de leur proposer un accompagnement opérationnel. Cela dit, Innovalto vise également d’autres objectifs : elle permet à chaque collaborateur du Groupe Vivalto d’accéder à une veille de l’innovation en santé, d’être force de proposition et de s’associer à des projets innovants.
Où en est le programme Viv’Agile aujourd’hui ?
Nous nous sommes en premier lieu penchés sur les systèmes de téléphonie et de messagerie sécurisée, afin de mieux tirer profit des avancées technologiques et pouvoir ainsi à la fois fluidifier la communication entre les équipes soignantes et réduire les interruptions de tâches liées aux appels passés et reçus. La solution identifiée nécessitait toutefois une véritable transformation des usages, aujourd’hui basés sur les dispositifs DECT. Or, pour diffuser de nouveaux outils digitaux et donc simplifier le quotidien des utilisateurs, il nous fallait les remplacer par des smartphones. Une expérimentation pilote menée en 2019 ayant validé la pertinence de ce nouveau concept, nous avons déjà engagé trois vagues de déploiement, soit dix établissements ayant à ce jour mené cette transformation qui, rappelons-le, impose de mettre d’abord à niveau les réseaux Téléphonie et Wifi. À terme, les 50 établissements du Groupe Vivalto en bénéficieront.
En quoi consiste plus concrètement la solution retenue ?
Il s’agit, pour résumer, d’une solution mobile qui, à l’aide d’une messagerie sécurisée et d’un système d’alerte, permet de mieux connecter les soignants et de fluidifier leurs échanges. Un même message peut par exemple être diffusé à plusieurs interlocuteurs sans qu’il ne soit nécessaire de multiplier les appels, avec une notification sonore variable selon son degré d’urgence. Les interruptions de tâches sont dès lors moins fréquentes, un soignant pouvant choisir de terminer son soin avant de consulter un message lorsque celui-ci est pré-identifié comme non critique. La charge mentale est également réduite puisqu’il n’y a plus lieu de mémoriser un grand nombre d’informations. Il suffit de reconsulter ses messages reçus. D’ailleurs, nous avons cherché à quantifier les bénéfices du projet en diffusant des questionnaires de satisfaction auprès des soignants déjà équipés. Ainsi, 79 % des salariés ont observé une réduction des interruptions de tâches, 86 % ont déclaré constater une amélioration de leurs conditions de travail, et 58 % ont indiqué accéder plus facilement aux informations utiles.
Quelle sera la suite des événements ?
Outre la poursuite du déploiement par vagues, et pour faire écho à la démarche d’amélioration continue engagée par le Groupe Vivalto Santé, nous avons initié un programme « UX », ou Expérience Utilisateurs, avec l’éditeur de cette solution digitale. Nous pouvons ainsi faire évoluer les outils et applications en fonction des demandes remontées du terrain et pouvoir développer d’autres usages. Nous en sommes d’ailleurs à la 4ème version depuis janvier 2022 et avons, depuis, identifié une quinzaine de propositions. Récemment, nous avons par exemple mis en place un système de double authentification simplifiée, associant un QR Code et un digicode, afin de faciliter la connexion au compte utilisateur – puisque les smartphones sont partagés et que chaque utilisateur doit se connecter avec son compte personnel dans un souci de sécurité de l’information. Certaines fonctionnalités de la messagerie sécurisée devraient à leur tour prochainement évoluer pour offrir une navigation plus fluide, mais aussi permettre la création de messages par reconnaissance vocale. Par ailleurs, et puisque les médecins non-salariés quoiqu’exerçant au sein des établissements du Groupe sont eux aussi très demandeurs, nous expérimenterons cet usage précis durant les prochaines semaines. Il faudra néanmoins bien le cadrer en amont, car cet outil n’a bien entendu pas vocation à se substituer au DPI ou à devenir un module de prescription.
Quid de vos projets à plus long terme ?
Le programme Viv’Agile est un chantier au long cours, voué à s’enrichir pour continuer à améliorer la qualité de vie et les conditions de travail de nos collaborateurs, fidéliser nos équipes et être un vecteur d’attractivité pour notre Groupe. C’est là un enjeu fort, en particulier dans le contexte actuel où les ressources médico-soignantes sont sous tension. Nous demeurons, pour notre part, très attentifs à leur bien-être, et avons d’ailleurs initié l’an dernier le premier baromètre social du Groupe Vivalto. Intitulé « L’expression ouverte », il a permis d’identifier un certain nombre d’irritants, comme justement les interruptions de tâches, qualifiées de fréquentes par 70 % des déclarants. Ce qui a confirmé la nécessité de poursuivre le déploiement du programme Viv’Agile et de l’étendre à d’autres projets transformants et différenciants.
> Plus d'informations sur le site de Vivalto Santé.
Article publié dans l'édition de mai 2023 d'Hospitalia à lire ici.
Nous nous sommes en premier lieu penchés sur les systèmes de téléphonie et de messagerie sécurisée, afin de mieux tirer profit des avancées technologiques et pouvoir ainsi à la fois fluidifier la communication entre les équipes soignantes et réduire les interruptions de tâches liées aux appels passés et reçus. La solution identifiée nécessitait toutefois une véritable transformation des usages, aujourd’hui basés sur les dispositifs DECT. Or, pour diffuser de nouveaux outils digitaux et donc simplifier le quotidien des utilisateurs, il nous fallait les remplacer par des smartphones. Une expérimentation pilote menée en 2019 ayant validé la pertinence de ce nouveau concept, nous avons déjà engagé trois vagues de déploiement, soit dix établissements ayant à ce jour mené cette transformation qui, rappelons-le, impose de mettre d’abord à niveau les réseaux Téléphonie et Wifi. À terme, les 50 établissements du Groupe Vivalto en bénéficieront.
En quoi consiste plus concrètement la solution retenue ?
Il s’agit, pour résumer, d’une solution mobile qui, à l’aide d’une messagerie sécurisée et d’un système d’alerte, permet de mieux connecter les soignants et de fluidifier leurs échanges. Un même message peut par exemple être diffusé à plusieurs interlocuteurs sans qu’il ne soit nécessaire de multiplier les appels, avec une notification sonore variable selon son degré d’urgence. Les interruptions de tâches sont dès lors moins fréquentes, un soignant pouvant choisir de terminer son soin avant de consulter un message lorsque celui-ci est pré-identifié comme non critique. La charge mentale est également réduite puisqu’il n’y a plus lieu de mémoriser un grand nombre d’informations. Il suffit de reconsulter ses messages reçus. D’ailleurs, nous avons cherché à quantifier les bénéfices du projet en diffusant des questionnaires de satisfaction auprès des soignants déjà équipés. Ainsi, 79 % des salariés ont observé une réduction des interruptions de tâches, 86 % ont déclaré constater une amélioration de leurs conditions de travail, et 58 % ont indiqué accéder plus facilement aux informations utiles.
Quelle sera la suite des événements ?
Outre la poursuite du déploiement par vagues, et pour faire écho à la démarche d’amélioration continue engagée par le Groupe Vivalto Santé, nous avons initié un programme « UX », ou Expérience Utilisateurs, avec l’éditeur de cette solution digitale. Nous pouvons ainsi faire évoluer les outils et applications en fonction des demandes remontées du terrain et pouvoir développer d’autres usages. Nous en sommes d’ailleurs à la 4ème version depuis janvier 2022 et avons, depuis, identifié une quinzaine de propositions. Récemment, nous avons par exemple mis en place un système de double authentification simplifiée, associant un QR Code et un digicode, afin de faciliter la connexion au compte utilisateur – puisque les smartphones sont partagés et que chaque utilisateur doit se connecter avec son compte personnel dans un souci de sécurité de l’information. Certaines fonctionnalités de la messagerie sécurisée devraient à leur tour prochainement évoluer pour offrir une navigation plus fluide, mais aussi permettre la création de messages par reconnaissance vocale. Par ailleurs, et puisque les médecins non-salariés quoiqu’exerçant au sein des établissements du Groupe sont eux aussi très demandeurs, nous expérimenterons cet usage précis durant les prochaines semaines. Il faudra néanmoins bien le cadrer en amont, car cet outil n’a bien entendu pas vocation à se substituer au DPI ou à devenir un module de prescription.
Quid de vos projets à plus long terme ?
Le programme Viv’Agile est un chantier au long cours, voué à s’enrichir pour continuer à améliorer la qualité de vie et les conditions de travail de nos collaborateurs, fidéliser nos équipes et être un vecteur d’attractivité pour notre Groupe. C’est là un enjeu fort, en particulier dans le contexte actuel où les ressources médico-soignantes sont sous tension. Nous demeurons, pour notre part, très attentifs à leur bien-être, et avons d’ailleurs initié l’an dernier le premier baromètre social du Groupe Vivalto. Intitulé « L’expression ouverte », il a permis d’identifier un certain nombre d’irritants, comme justement les interruptions de tâches, qualifiées de fréquentes par 70 % des déclarants. Ce qui a confirmé la nécessité de poursuivre le déploiement du programme Viv’Agile et de l’étendre à d’autres projets transformants et différenciants.
> Plus d'informations sur le site de Vivalto Santé.
Article publié dans l'édition de mai 2023 d'Hospitalia à lire ici.
Envoyer à un ami
Version imprimable
Partager