Soulager les organismes de santé avec un système d’intelligence contractuelle optimal

La crise sanitaire que nous traversons actuellement bouleverse profondément l’ensemble des économies mondiales et nationales, dont celles de la France et de ses voisins européens. Parmi ceux qui travaillent le plus dur pour en minimiser l’impact figurent les professionnels de santé qui font face à une pression sans précédent aussi bien de la part de l’opinion publique que de la demande urgente de matériel médical et d’équipements de protection. Et leur disponibilité n’est pas le seul défi puisqu’il faut également les commander et s'assurer du suivi auprès de fournisseurs, souvent nouveaux. Cela demande concrètement de respecter les formalités et d’éviter les violations involontaires des réglementations. 

Bien que les achats dans le secteur de la santé soient majoritairement basés sur des relations commerciales fiables et en place depuis des années avec les fabricants ou leurs intermédiaires, des changements radicaux dus au caractère imprévisible de la crise sont venus chambouler ces procédures. En effet, un grand nombre de produits spécifiques, tels que des masques, des blouses et des gants jetables, ont dû être commandés rapidement et en grande quantité. 

Les fournisseurs existants n’étaient en effet pas toujours en mesure de livrer les quantités demandées, ce qui a forcé les organismes de santé à se tourner vers de nouveaux partenaires. Cela a alors demandé d’identifier de nouveaux fournisseurs fiables, puis de conclure des contrats dans un délai parfois très court. Outre la pression du temps, la combinaison de tous ces facteurs a multiplié les risques et a même souvent mené à l’abandon des procédures d’intégration de nouveaux fournisseurs.  

Les procédures de rédaction de nouveaux contrats, souvent considérées comme risquées, offriraient pourtant aussi le plus grand potentiel d’optimisation. Les pratiques contractuelles traditionnelles sont encore déployées dans de nombreuses entreprises et demandent donc de vérifier les informations tierces manuellement, de longues négociations et des contrats rédigés individuellement. Cela signifie que beaucoup de ressources sont mobilisées alors que le temps est le premier facteur de réussite dans la lutte contre la pandémie. 

Alors, comment limiter la perte de temps sans compromettre la qualité, les délais de livraison et, bien sûr, sans affecter négativement la relation avec le fournisseur ? 

Il faut comprendre que la gestion du cycle de vie des contrats n'est pas seulement liée à la stratégie numérique de l’entreprise, mais doit être une partie intégrante des processus métier. 

Pour toutes les entreprises : chaque nouvelle relation commerciale, qu'elle concerne un nouveau fournisseur, client ou employé, est basée sur des contrats. Ceux-ci définissent les droits, les obligations, les paramètres de paiement et de livraison et autres niveaux d’accord, si nécessaire. Dans le cadre d'une gestion intelligente des contrats, ces éléments sont liés à des solutions CRM et ERP qui permettent de les intégrer directement dans les processus opérationnels, et que toutes les parties contractantes puissent ainsi respecter plus facilement leurs obligations. La mise en conformité est également plus facile pour l'ensemble de l'entreprise, car les réglementations légales sont intégrées dans les processus. Cet aspect est particulièrement important dans le secteur de santé.

Les acheteurs ont alors un accès direct aux clauses contractuelles pertinentes dans tous les domaines, qu'il s'agisse des barèmes de remise, des délais de livraison ou du contrôle qualité, entre autres. Différents contrats peuvent aussi être comparés entre eux de manière intelligente et la collaboration avec le service juridique est également optimisée pour fournir des modèles de contrats optimaux. L’équipe en charge des achats peut ainsi transmettre un contrat conforme au nouveau fournisseur en un clic.

La gestion intelligente et numérique des contrats signifie également plus de transparence et de sécurité applicables à d’autres aspects comme celui de l’administratif de l'entreprise, avec un accès plus rapide au contenu du contrat, ainsi qu’aux chiffres clés associés. Ceux-ci peuvent être affichés dans des tableaux de bord, qui peuvent également être adaptés aux besoins du client. Par conséquent, les processus liés aux contrats de l’entreprise peuvent être digitalisés, ce qui les rend nettement plus efficaces. 
 
Toutes les parties prenantes, et pas seulement les responsables des achats, ont accès à ces documents et sont ainsi impliquées dans le processus de passation des accords. L'avantage le plus important dans la situation actuelle - outre le respect de la conformité - est le temps gagné entre le premier contact avec un nouveau fournisseur et la finalisation du contrat. Et nous le savons, dans une pandémie comme celle que nous traversons actuellement, le temps est précieux.