Le Groupe PRISME simplifie la gestion des stocks avec la solution EasyPark et les lecteurs, PDA et tablettes Zebra Technologies

« Longtemps parent pauvre de l’Hôpital, la gestion des stocks et ses activités connexes en début et en fin de chaîne – gestion des approvisionnements et des affectations – revêt désormais une importance stratégique au sein des établissements de santé, comme l’a souligné la crise sanitaire : chacun doit disposer du bon produit au bon endroit et au bon moment pour pouvoir mener sa mission à bien dans les meilleures conditions possibles. Mais la mise en œuvre de cette activité structurante y est par nature complexe, eu égard à la multitude des flux gravitant autour des patients et des équipes médico-soignantes : plus de 200 métiers cohabitent sur des sites parfois étendus sur plusieurs dizaines de bâtiments, et dépendent au quotidien de la disponibilité de quelques milliers de produits, qui vont des consommables aux dispositifs médicaux critiques, en passant par les produits sanguins, les médicaments, les repas ou encore le linge. C’est d’ailleurs ce constat qui, il y a plus d’une décennie, avait progressivement conduit à la professionnalisation de la fonction logistique, que l’on peut définir comme le pilotage des flux physiques par les flux d’information. Aujourd’hui plus que jamais, cette association représente un levier majeur en termes d’efficience organisationnelle et de performance économique, dans un contexte marqué par la raréfaction des ressources hospitalières », explique Bernard Rubinstein, président du Groupe PRISME. 

Véritables villes dans la ville, les établissements de santé se sont ici largement inspirés de l’industrie, en particulier agroalimentaire, en adoptant des logiciels de gestion des entrepôts dits WMS, ou Warehouse Management Systems, capables de gérer un nombre élevé de références à travers des processus normés. « Ces outils sont sans conteste source de valeur car ils permettent d’optimiser la chaîne dans son ensemble. L’état des stocks, y compris déportés, peut être mesuré en continu, tandis que les échanges entre approvisionneurs et utilisateurs au sein des unités de soins sont plus simples, ce qui permet de positionner rapidement le bon produit au bon endroit et au meilleur coût. Mais il y a un revers à la médaille : le déploiement d’un WMS est encore trop souvent complexe ou long en pratique », souligne-t-il en évoquant la structure nativement hétérogène des systèmes d’information hospitaliers, pour l’essentiel due à une urbanisation informatique menée au fil de l’eau.

Plusieurs dizaines – voire quelques centaines – de logiciels, et autant d’éditeurs, peuvent en effet y cohabiter, le WMS ayant alors la difficile charge de faire communiquer ces différents circuits. « Les WMS peuvent devenir de réels mastodontes avec des ramifications à tous les étages de l’Hôpital. Cela a certes des avantages, mais aussi plusieurs inconvénients car il faut multiplier les interfaces, et surtout les maintenir dans le temps, ce qui nécessite un certain savoir-faire au risque de voir l’ensemble perdre en fluidité. Ce sont en outre des outils professionnels, et donc de ce fait parfois difficiles à prendre en main par tout un chacun. Pouvoir les utiliser à hauteur de leur potentiel impose d’y avoir été dûment formé – une difficulté majeure dans le contexte actuel de turn-over généralisé des équipes », ajoute Bernard Rubinstein.

Conscient que les établissements de santé auraient tout à gagner d’une solution de gestion des stocks et des affectations plus simple à déployer et à utiliser, le Groupe PRISME a souhaité leur proposer une réponse nouvelle. Cet intégrateur reconnu, titulaire du marché UGAP des solutions de traçabilité, de suivi et de sécurisation des biens et des personnes, dispose en effet de plusieurs atouts, notamment une bonne connaissance des organisations hospitalières et des besoins métiers, acquise au fil de la multitude de projets complexes accompagnés au cours des quinze dernières années. Il s’appuie en outre sur un large réseau de partenaires attentivement sélectionnés – essentiellement composé de start-ups, PME et ETI françaises – avec lequel il a adopté une approche collaborative performante, qui lui permet aujourd’hui d’adresser avec pertinence les besoins évolutifs des établissements de santé. 

« Nous avons retenu la solution EasyPark, mise en point par l’éditeur français Eticsys, et les terminaux, PDA et tablettes de Zebra Technologies, tous deux partenaires stratégiques du Groupe PRISME depuis de nombreuses années. Intégrée au catalogue Groupe PRISME, la solution EasyPark offre plusieurs avantages majeurs qui la démarquent des actuels outils de gestion numérisée des stocks et des affectations mis en place au sein des établissements de santé », détaille Bernard Rubinstein. Il s’agit en effet en premier lieu d’une application facile à installer et immédiatement opérationnelle sur un poste de travail associé à un lecteur code-barres, un PDA ou une tablette. Cette application peut soit fonctionner de manière autonome, soit être connectée à d’autres logiciels implantés dans l’hôpital. Cette souplesse est précieuse car elle est synonyme de déploiement rapide, sans interventions longues et coûteuses sur les infrastructures et le système d’information. « Le Groupe PRISME est d’ailleurs ici en mesure d’intervenir en mode agile, afin d’identifier les usages prioritaires en lien étroit avec les professionnels hospitaliers, et garantir ainsi un retour rapide sur investissement. La solution peut ensuite être progressivement élargie à d’autres produits ou secteurs, en fonction des besoins émergents, poursuit-il. De nombreux clients intègrent par exemple la gestion de mobiliers (tables, chaises…), de postes informatiques ou même d’objets valorisés à quelques dizaines ou centaines d’euros, car la création de nouvelles familles est très aisée à réaliser et à visualiser par un utilisateur ne disposant d’aucune formation particulière en informatique ».

La couverture fonctionnelle de cette nouvelle addition au catalogue du Groupe PRISME mériterait également que l’on s’y attarde. Bien qu’elle soit légère et particulièrement aisée à utiliser – « quelques minutes seulement suffisent pour prendre l’outil en main, ce qui évite les perturbations d’activités dans un contexte marqué par un turn-over important des professionnels hospitaliers », précise Bernard Rubinstein –, la solution EasyPark n’a rien à envier aux WMS historiques : elle permet en effet de répondre instantanément aux besoins très concrets de la gestion des stocks et des affectations, qui eux-mêmes représentent l’épine dorsale de la gestion logistique. L’utilisation de planches avec code-barres prédéfinis permet d’identifier rapidement l’ensemble des matériels, avec une grande simplicité et sans forcément nécessiter de serveur de données. L’utilisateur crée autant de familles de produits qu’il le souhaite en fonction de l’organisation de l’établissement et des flux à gérer, avec des groupes facilement identifiables grâce à une ergonomie optimisée pour des postes de travail mobiles. Les rapports de localisation et d’affectation sont disponibles sur simple demande sur le poste de travail utilisé.

« C’est vraiment on ne peut plus intuitif, d’autant que la gestion des affectations peut se faire à l’aide d’un lecteur code-barres utilisable en mode plug-and-play depuis le poste de travail, avec une fois de plus une configuration à convenance des emplacements de réception. L’opérateur peut par la suite non seulement contrôler la validité des affectations réalisées, mais aussi réaliser l’inventaire d’un lieu d’affectation ou s’assurer de la bonne localisation d’un matériel en temps réel », explique le président du Groupe PRISME en insistant ici sur les gains organisationnels et la fiabilisation accrue de la chaîne de facturation. « Cette solution à la fois ergonomique et complète, est 100 % configurable, immédiatement utilisable et offre toutes les garanties de sécurité attendues dans un secteur aussi sensible. Ce sont autant d’éléments auxquels nous avons été attentifs car nous connaissons les enjeux auxquels font aujourd’hui face les établissements de santé », poursuit-il.

Cette attention forte portée aux contraintes des établissements de santé est un marqueur historique du Groupe PRISME, qui depuis sa création a opté pour une approche agnostique afin de leur proposer les associations technologiques les mieux à même d’y répondre, sans parti pris. La nouvelle offre dédiée à l’optimisation de la gestion des stocks et des affectations n’y fait pas exception. Avec plusieurs centaines de références à son catalogue, il est en effet en mesure de préconiser les équipements les plus pertinents – lecteurs code-barres ou RFID, PDA, tablettes – en fonction des usages adressés, ainsi que les services Groupe PRISME associés, afin que le succès escompté soit au rendez-vous. « Nos équipes disposent d’un réel savoir-faire pour accompagner un projet de A à Z, depuis la définition des besoins et les recommandations de bonnes pratiques jusqu’au maintien du parc matériel et logiciel en conditions opérationnelles, en passant par l’intégration aux outils métiers existants ou les développements logiciels additionnels, précise Bernard Rubinstein. Et nos partenariats stratégiques avec les constructeurs et les éditeurs les plus performants nous permettent d’assurer un niveau de service inégalé à un point prix toujours optimal, pour un retour sur investissement à deux chiffres dans de nombreux cas ».

Cette large palette de compétences positionne aujourd’hui le Groupe PRISME comme un partenaire de choix pour moderniser les organisations hospitalières en tirant pleinement profit des apports du numérique. « Les pouvoirs publics ne s’y sont pas trompés, en incitant aujourd’hui les établissements de santé à accélérer la transition numérique initiée depuis déjà deux décennies : l’informatisation est un réel levier de performance, sous réserve de disposer d’outils apportant des réponses pragmatiques, et portés par les usages réels. Ce double engagement a de tout temps été celui du Groupe PRISME, et nous comptons bien accélérer cette dynamique pour toujours mieux servir les professionnels hospitaliers et contribuer ainsi à la pérennisation de notre système de santé », conclut-il.


Article publié dans l'édition de septembre 2022 d'Hospitalia à lire ici.

Plus d'informations sur le site du Groupe PRISME