Dématérialisation des dossiers « patient » : Numen accompagne le groupe hospitalier Paris-Saint-Joseph dans sa transition vers le 100% numérique

Le Groupe Paris-Saint-Joseph est né de la fusion en 2006 de trois hôpitaux sud parisiens fondés au 19e siècle (Saint-Joseph, Notre Dame de Bon Secours et Saint-Michel, auxquels s’ajoute l’Institut de Formation en Soins Infirmiers, l’IFSI). 25 spécialités médicales et chirurgicales soignent dans un même lieu la majorité des maladies. La complémentarité des équipes soignantes (médicales et chirurgicales) offre aux patients une prise en charge globale et facilite le suivi de leur pathologie.

L’établissement accueille en moyenne 200 000 patients par an.

Pour chaque consultation, le dossier du patient est mis à la disposition du médecin. Le dossier recherché dans les archives physiques est enrichi lors de la consultation et ré-archivé par le personnel dédié. Avec un numéro par dossier pour chaque service consulté, la recherche dans les archives est lente et laborieuse. 

Au total, plusieurs centaines de dossiers et des milliers de pages sont manipulés chaque jour.

- La direction générale de l’hôpital vise le Zéro papier avec la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique permettant de gérer les dossiers des patients.

Face aux problématiques liées au besoin de consultation et de facilité d’accès aux dossiers, la réponse du Groupe Numen se développe en 2 axes : l’étude et le conseil d’une démarche inscrite dans la durée puis l’expertise technique et l’accompagnement lors de la mise en place des processus.

Numen a apporté, grâce à sa solution de GED Easyfolder, une technologie adaptée aux besoins de consultation, de conservation et de confidentialité nécessaires pour la gestion des dossiers patients.

Réalisation du plan de classement et de l’implémentation d’une solution d’échanges et d’archivage électronique.

Dans le même temps, ont été mis en place des ateliers de numérisation des dossiers « de la file active », cette étape s’est déroulée sur 6 semaines avec succès. 

Pour la reprise des archives existantes, un atelier de numérisation temporaire a été installé « in situ » avec une cadence de numérisation et indexation jusqu’à  50 000 pages par jour.
« La solution proposée par Cimail (groupe Numen) s’est montrée la plus adaptée à nos besoins en termes de fonctionnalités et de flexibilité. Il fallait que le prestataire choisi puisse répondre aux enjeux spécifiques du secteur hospitalier », explique Olivier Boussekey, Directeur des Systèmes d’Information du groupe hospitalier Paris-Saint-Joseph.

La solution permet :

- de créer, consulter, enrichir et archiver un dossier patient en temps réel, 
- de définir un profil spécifique associé à chaque patient, 
- de faciliter l’échange et l’archivage des informations entre les services,
- de tracer et sécuriser les dossiers et leur évolution, 
- de réaliser des économies sur les coûts générés par les processus manuels et le stockage physique des dossiers « patient ».

Le processus administratif est simplifié ; le personnel valorisé.

Au total, 5.2 millions de pages, pour près d’un million de documents, sont accessibles à ce jour par l’ensemble de l’équipe médicale de l’établissement (plus de 4 millions de pages numérisées, 780 000 documents nativement numériques injectés).

Cimail est l’éditeur de solutions du groupe Numen pour la gestion de contenus numériques avec la gamme Easyfolder, mais également de CRM verticalisés avec la gamme Proxima (immobilier, gestion des aides, etc.).

Le groupe Numen fédère 980 collaborateurs experts en projets d’externalisation de données et documents sensibles. Depuis plus de 45 ans, Numen crée une relation de confiance avec ses clients, parmi lesquels : des banques, des compagnies d’assurances et mutuelles, des enseignes de grande distribution et entreprises industrielles, le professionnels de l’immobilier, des éditeurs, des institutions européennes, des bibliothèques nationales et organismes publics. Organisé en 3 divisions – Paiement Services, Document Services et Business Services – le groupe Numen réalise un chiffre d’affaires de près de 74 M€ avec ses implantations en Europe.

Pour en savoir plus : www.cimail.fr / www.numen.fr / www.linkedin.com/company/494479