L'UGAP et le Groupe PRISME innovent pour les hôpitaux et les patients atteints de cancer.

Quelques 32 000 préparations cytotoxiques sont élaborées chaque année par le Centre Régional de Cancérologie Henry S. Kaplan – un volume important, qui s’appuie sur des compétences humaines très pointues, des protocoles complexes, et une organisation efficace et sécurisée. « Préparations toxiques s’il en est, les chimiothérapies anti-cancéreuses doivent en effet être maniées avec prudence par l’équipe de l’UBCO. L’accès à l’unité est ainsi règlementé, et nous disposons d’équipements particulièrement performants. Les quatre isolateurs constituent le cœur de notre activité - ce sont les unités de production à proprement parler - et nous permettent de manipuler en toute sécurité les cytotoxiques, tout en garantissant la stérilité des préparations », nous explique le Dr Jean-François Tournamille. Autre particularité des produits pris en charge par l’UBCO : leur prix élevé, qui peut pour certains atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros. Il est donc essentiel de maîtriser toutes les étapes du circuit pour éviter les non-conformités et les pertes. « En effet, au vu des volumes que nous traitons, le contexte économique déjà favorable deviendrait inacceptable si une partie de ces onéreuses préparations venait à être inutilisable ! » confie le Dr Tournamille.

« En 2007 nous avons constaté être arrivés aux limites du système de production standard alors en place. L’unité, qui devait en effet produire un certain volume de chimiothérapies avec toutes les contraintes que nous venons de détailler, n’arrivait plus à suivre: les préparateurs faisaient de nombreuses heures supplémentaires, les équipes fatiguaient, les patients attendaient dans les services, les professionnels de santé du Centre Hospitalier nous appelaient sans cesse pour connaître l’état d’avancement des préparations… Il nous fallait absolument changer notre mode de fonctionnement ! », ajoute le responsable de l’Unité. De ce constat naît, à l’initiative du Dr Tournamille, le désir profond de faire évoluer l’organisation de l’UBCO afin d’optimiser sa productivité. 

En collaboration avec les étudiants de l’École Polytech’Tours, le Laboratoire Informatique de l’Université François Rabelais, et Eticsys, l’entité de développement logiciel du Groupe PRISME, un projet ambitieux de recherche est lancé dès 2007.  « Le Professeur Jean-Charles Billaut, responsable du Laboratoire Informatique, le Professeur Yannick Kergosien, du Laboratoire Polytech ainsi qu’Alexandre Mazier, Ingénieur développement, ont été étroitement impliqués dans le développement de la solution, afin que la méthodologie d’ordonnancement soit en parfaite adéquation avec les besoins des utilisateurs» explique Bruno Laurence, qui a piloté le développement logiciel complet de la suite logicielle ONCOSuite. 

«Nous avons travaillé avec les meilleurs experts français en matière d’ordonnancement et de recherche opérationnelle en santé et leur sommes reconnaissants, car la qualité des optimisations permises par le moteur d’ordonnancement est une caractéristique distinctive de la solution ONCOSuite» ajoute Bernard Rubinstein, Président du Groupe PRISME.

« Nous avons d’abord mis en place PlanifONCO afin de mieux aménager nos charges de travail – c’était une nécessité absolue ! Et, bien qu’il ait fallu interfacer ce module avec notre système d’information, cette première étape a été relativement simple. Nous avons ensuite installé PiloteONCO, puis MobilitéONCO, dont le déploiement à pris un peu plus de temps. En effet, nous souhaitions parvenir à tracer individuellement chacune des opérations de production avec les terminaux mobiles », explique le Dr Tournamille. L’approche a donc été graduelle : une fois les étapes essentielles de production intégrées dans la solution, et les premiers indicateurs mis en place, la traçabilité a petit à petit été étendue à l’ensemble des activités, y compris au suivi de l’administration des chimiothérapies aux patients grâce au module AdminONCO.  L’interface avec le logiciel CHIMIO de Computer Engineering sera par ailleurs finalisée d’ici l’été 2015.

L’équipe du Dr Tournamille peut ainsi désormais connaître l’état d’avancement de chacune des étapes de travail de l’UBCO en temps réel, et identifier les tâches devant être accomplies prioritairement, afin d’éviter tout décalage ou retard de livraison aux patients. Un changement majeur, puisque auparavant, les tâches étaient accomplies séquentiellement sans visibilité globale sur l’ensemble des préparations à réaliser. 

Solution particulièrement novatrice, ONCOSuite présente des avantages majeurs. La suite logicielle répond tout d’abord aux obligations normatives du guide des bonnes pratiques, édité par la Haute Autorité de Santé, et sa mise en œuvre s’est parfaitement intégrée dans les démarches de certification ISO 9001 de l’UBCO de Tours.

 « ONCOSuite permet d’assurer la traçabilité de l’ensemble des étapes de fabrication, et de prévenir les erreurs dues à une saisie manuelle des données dans le système informatique: automatiquement lues par code à barres, toutes les informations relatives à la transformation des produits et à la traçabilité des étapes de production sont en effet désormais centralisées au sein d’un seul et même système. Par ailleurs, ONCOSuite minimise les préparations mises au rebut parce que modifiées en cours de route par le praticien.» précise Bruno Laurence. « Au final, le gain de temps est incontestable, tandis que les processus gagnent en sécurité et que les données recueillies sont beaucoup plus exhaustives et fiables », souligne-t-il. Citons également, parmi les autres avantages de la solution ONCO, une couverture exhaustive du circuit allant jusqu’à la livraison des cytotoxiques dans les unités de soin, ainsi qu’une interface dédiée à la gestion de l’administration - ce qui limite en tous points les sources d’erreur et permet à l’ensemble des acteurs concernés d’être informés, en temps réel, de l’état d’avancement étape par étape.

« La solution ONCOSuite change la donne pour l’ensemble des parties prenantes : les patients, les équipes de l’UBCO et le CHRU de Tours y trouvent chacun des bénéfices substantiels» poursuit Bernard Rubinstein. « Concrètement, nous avons doublé notre volume d’activité en dix ans, passant de 16 000 préparations en 2005 à 32 000 cette année. Notre nouvelle organisation nous permet aujourd’hui de répondre à une préoccupation majeure des équipes médicales et soignantes : faire en sorte que les patients attendent le moins longtemps possible, surtout ceux dont la chimiothérapie est prévue de longue date et dont la prise en charge devrait a priori être rapide. Grâce à la modélisation de l’activité apportée par les outils d’ONCOSuite, nous sommes dorénavant quasiment toujours en conformité avec les temps prévus, alors qu’auparavant le temps d’attente moyen des patients était de 90 minutes ! Les avantages en termes de productivité sont donc indiscutables et se répercutent tout naturellement sur l’aspect financier de notre activité, et la proportion de préparations cytotoxiques inutilisables a été considérablement réduite », abonde le Dr. Tournamille. Recueillies au sein de tableaux de bord, les données d’activité montrent effectivement d’excellents résultats statistiques et permettent à l’équipe du Dr. Tournamille d’identifier les étapes critiques sur lesquelles des améliorations sont encore possibles dans une logique d’amélioration continue.

« Les étapes de préparation des chimiothérapies s’appuient sur un guide des bonnes pratiques, qui nous permet d’en maîtriser au mieux les conditions de réalisation. En effet, bien que nous soyons habilités à réaliser ces préparations, ce guide constitue un document opposable qui décrit l’ensemble des étapes du circuit, depuis la réception des matières premières au sein de l’unité jusqu’à la délivrance des préparations aux services prescripteurs », explique le Dr Tournamille. Tout commence donc par la définition d’un protocole de chimiothérapie, réalisé par les pharmaciens et contrôlé par les médecins spécialistes qui prennent en charge le patient. Les dosages sont adaptés en fonction des chimiothérapies prescrites. Une fois la validation pharmaceutique effectuée, et la fiche de fabrication rédigée, la chaîne de production peut démarrer : le plateau de produits à utiliser pour la fabrication est préparé par un premier opérateur, puis contrôlé par un second opérateur. Un « sas », situé à l’entrée des enceintes de préparation, permet ensuite de stériliser les charges de travail avant leur introduction dans les isolateurs. Un nouveau contrôle est effectué ici avant même d’initier la préparation. Et, tout au long de l’opération, plusieurs contrôles plus ou moins complexes suivant le type de préparation sont réalisés. Une fois terminée et recontrôlée (80% des préparations font l’objet d’un dosage permettant l’identification et le contrôle en teneur), la préparation cytotoxique est libérée, rangée en pré-stockage et enfin envoyée au service prescripteur. Autant d’étapes qui sont tracées au fur et à mesure, tandis que les préparations sont identifiées par code-barres afin d’en maîtriser l’historique. « Les contraintes strictes liées à ce protocole de fabrication sont à mettre essentiellement en regard avec les produits utilisés, qui sont non seulement compliqués à conserver, mais aussi, pour certains, à préparer. Notre système de production est également complexe car le temps de préparation peut varier de 5 à 45 minutes. Or, lorsqu’une ligne de production est mobilisée pendant trop longtemps, les disponibilités pour les autres préparations se réduisent. Il y a également l’aspect lié à l’arrivée des patients : les traitements sont planifiés, mais nous n’avons que peu de latitudes pour véritablement anticiper la production, puisque nous ne pouvons la lancer qu’au plus près de l’heure du rendez-vous – les produits étant en effet onéreux et leur conservation délicate », détaille le chef de service. Sans oublier les contraintes organisationnelles : préparer des chimiothérapies requiert beaucoup d’apprentissage et une certaine expérience en la matière. Un personnel débutant n’est dès lors pas aussi performant que des professionnels prenant en charge ces préparations depuis 5 ou 10 ans - un paramètre dont le Dr Tournamille doit donc également tenir compte pour que tout se déroule au mieux avec le minimum de désagréments. Il est dès lors impératif de pouvoir disposer d’une visibilité globale sur le circuit des cytotoxiques, et donc d’être en mesure d’en suivre les différentes étapes au point de réalisation. Un enjeu anticipé par la solution ONCOSuite, qui s’appuie ici sur une gestion efficace de la mobilité pour la collecte des données.

« Le système de mobilité intégré à ONCOSuite est unique : parfaitement ergonomique, il ne requiert aucun apprentissage et son utilisation est d’une simplicité étonnante ! Les terminaux mobiles, sur lesquels sont enregistrées les opérations effectuées en scannant un code-barres, permettent de s’identifier, d’horodater une action, et de les déclarer terminées – ce qui permet à l’ensemble de la production de gagner en fluidité. L’historique de chaque préparation est en outre enregistré, ce qui apporte une sécurité supplémentaire. Une évolution bénéfique, tant pour l’ensemble du personnel concerné, que pour les patients pris en charge par le Centre de Cancérologie », détaille le Dr Tournamille. De même, durant la phase de livraison, les terminaux mobiles permettent aux livreurs de savoir précisément quoi et à qui livrer, et d’enregistrer la signature de la personne autorisée à réceptionner les préparations qui seront administrées aux patients. L’historique complet et les preuves de livraison sont conservés au sein du système.

L’intérêt de l’utilisation couplée des équipements mobiles et des technologies d’acquisition automatique des données est ici incontestable : rapidité de lecture des informations code-barres et prévention des erreurs tout au long du circuit de transformation et de distribution des produits.  « Le fait de valider et tracer de manière complète et précise chaque tâche en mobilité, au moment même de son accomplissement, permet de fiabiliser l’ensemble des processus, et de faciliter l’identification et la gestion des non-conformités en renforçant le suivi qualité», conclut Bernard Rubinstein.

Très présente dans le monde de la santé, l’UGAP centralise actuellement 40% des commandes publiques hospitalières, preuve s’il en est de la confiance que lui témoignent les établissements – confiance qu’elle s’engage à maintenir et à pérenniser. « Pouvoir aujourd’hui proposer à l’ensemble des centres hospitaliers concernés la solution ONCOSuite, qui a fait ses preuves au CHRU de Tours, dans le domaine ô combien complexe de l’oncologie, apporte une vraie valeur ajoutée à notre offre. D’autant plus que la solution ONCOSuite est disponible en totalité au catalogue UGAP Groupe PRISME: les modules logiciel, une large gamme de terminaux Motorola et d’imprimantes  Zebra Technologies, ainsi que les prestations de services et les extensions de garanties associées. » souligne Jeanne Rivero, ingénieur biomédical, et acheteur à l’UGAP.

 

La solution OncoSuite apporte des bénéfices substantiels pour l'ensemble des parties prenantes: les patients, les équipes de l'UBCO (Unité de Biopharmacie Clinique Oncologique) et le CHU. Grâce à un moteur puissant d'ordonnancement des productions, les temps d'attente des patients sont significativement réduits et la productivité de l'UBCO augmentée. La traçabilité est assurée en temps réel à chaque étape, depuis la préparation plateau jusqu'à la dispensation aux patients. L'impact financier est majeur.


 

L’intérêt de l’utilisation couplée des équipements mobiles et des technologies d’acquisition automatique des données est incontestable pour la préparation des chimiothérapies par l'Unité de Biopharmacie Clinique Oncologique (UBCO). Le fait de valider et de tracer de manière complète et précise chaque tâche en mobilité avec ONCOSuite, au moment même de son accomplissement, permet de fiabiliser l’ensemble des processus, de prévenir les erreurs tout au long du circuit de transformation et de distribution des chimiothérapies, et de faciliter l’identification et la gestion des non-conformités en renforçant le suivi qualité. Ceci tout en minimisant les temps d'attente des patients, et en dégageant des gains de productivité conséquents, pour un impact financier majeur au niveau du service.